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他の人とは何か違うと思わせる位に魅力的な人にみえる!ビジネスマナー【電話対応編】

[記事公開日]2015/04/13 [最終更新日]2017/02/20
■カテゴリー:生活
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4月に入り、特に新社会人は緊張した毎日を過ごしているのではないでしょうか。
今夏は、新社会人はもちろん、ベテランな方まで通用する
他の人とは何か違う?!と思わせる位に魅力的に感じさせる電話対応のビジネスマナーをご紹介!

このコツを掴んでしまえば、簡単に誰でも、更に魅力的な人になれます♪

目次

  1. 基本的な電話対応マナー
  2. ポイント!!
  3. さいごに


基本的な電話対応マナー

まず、基本的な電話対応のマナーをおさらいしましょう。

1.電話を受ける時
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基本的には、3コール以内で出ましょう。
3コール以上なってしまった場合は、「お待たせいたしました」と冒頭につけて出てください。

【参考】
電話を取るまでに鳴ったコール音の数によって受け方を分ける例をご紹介します。
▼3コールまでで電話を受けた時
お早うございます。サンプル商事でございます
(AM11:00頃まで)
お電話ありがとうございます。サンプル商事でございます
(午前11時以降の時間帯)
▼3コール以上鳴ってしまったとき
お待たせいたしました。サンプル商事でございます
▼さらに数回鳴ってしまったとき
大変お待たせいたしました。サンプル商事でございます

(引用元:http://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/ukekata.html)

2.必ずメモをとる
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相手のお名前・社名は必ずメモをとって下さい。
また、確認も含めて必ず相手のお名前を復唱してください。

【参考】
取り次ぐ場合でも、担当者が不在の場合でも、先方の社名、氏名を必ず復唱します。

「鈴木様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております」
「鈴木様でいらしゃいますね。いつもありがとうございます。」

(引用元:http://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/ukekata.html)

3.保留にしてから取つぎする
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電話を取り次ぐ場合には、必ず保留にしてから取り次いでください。

4.相手を待たせない
相手を長く待たせてしまいますと、印象が悪くなってしまったり、クレームになってしまう場合もあります。
早急な対応を取るように心がけましょう。

【参考】
取次ぐ場合
電話を取次ぐときも、担当者が電話を取るまでは電話から目を離さないようにします。もしなかなか電話に出られない場合には機転をきかせましょう。

▼折り返し電話をさせる
「恐れ入ります。少し時間がかかりそうなのですが、折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか?」
▼別の担当者が代わりに用件を聞く
…この場合は同じ部署の人につなぐと良いでしょう。
「大変お待たせして申し訳ございません。佐藤は今、取り込んでいるようです。別の者でよろしければ代わりにご用件をお伺いいたしますが、いかがでしょうか?」

自分が応対する場合
自分が応対する電話を一旦保留にするときがあります。こうした場合にも、あまり長く保留にするのは失礼になります。
例えば… ・即答できない(考慮すべき)案件
・ 回答のための調べものが必要な案件、
・上司に相談して答えなくてはならない案件、
・社内で相談して答えなくては鳴らない案件
こうした場合、長くお待たせするよりも、かけなおす方が印象が良くなります。
▼折り返し電話をするとき
「恐れ入ります。少々お時間を頂戴したいのですが、折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか?」
「恐れ入ります。その件に関しましては折り返しお電話をさせていただくということでよろしいでしょうか?」

クレームの電話
受けた電話がクレームの場合には、相手をお待たせすること自体が更に先方に対して失礼になります。

また、最初はクレームの内容でなくても、電話対応者がお待たせしたり、たらい回しにする事によってそれがクレームにつながるケースもあります。
万一保留にする場合にも、すぐに会話をつなくようにしましょう。

また、苦手意識を持つとそれが声に出て相手に伝わります。例えばクレームの電話を受けた際に急に暗いトーンになる、小さな声になるなどの応対をするオペレーターがいますが、正当な理由でかけている相手に対して正しい電話の受け方とは言えません。はっきりとした声で、落ち着いてきちんと受け答えをしましょう。

(引用元:http://www.jp-guide.net/businessmanner/tel/ukekata.html)

ポイント!!

では、他の人とは何か違うと思わせる位に魅力的な人にみえる為には、どうしたら良いのでしょうか?
基本的なマナーをしっかり身につけてから、下記の事を意識すると良いでしょう。

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明るく元気よく

電話でも、その人と直接お会いしているかのように笑顔で元気よく対応してください。
お互いの表情が分からないと、気持ちが伝わりづらい事がありますよね。
なので、心を込めて対応してください。

自信をもってはっきりと

唐突な返答に、焦ってしまう事もあるかもしれません。
慌てず焦らずゆっくりと、自信を持って落ち着いて対応すれば大丈夫です!
初めは怖いかも知れませんが、経験していくうちにどんどん自信がつきます。
なので、是非自信を持って対応してみて下さい。

さいごに

電話対応でも、少し意識を変えるだけで、なんかこの人は他の人と違う!?と思うような人になれます。
誰もができるこ事を、しっかりと行う事が重要です。
また、一時的でなくどんな事があってもやり続ける事が大切です。
是非、少しずつ習慣化させてみてはいかがでしょうか。

また、魅力的な人になるための方法!はこちらでもご紹介していますので、是非参考にしてみてください。

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